BRZ 365 Angebot , Vertrag & Rechnung -
E-Rechnung
Voraussetzungen
- Profipaket mit ADD-On E-Rechnung
- Premiumpaket
Das Versenden der Rechnungen erfolgt über das Portal unseres Technologiepartners Unifiedpost.
Für das erfolgreiche Versenden der E-Rechnung werden vorab die Geschäftspartner auf dem Unifiedpost-Portal benötigt.
❌ Achtung: Erst wenn die Geschäftspartner im Portal angekommen sind, kann die Rechnung versendet werden.
- Ihre Organisation anlegen
- So registrieren Sie Ihre Organisation bei Unifiedpost
- Geschäftspartner für E-Rechnungen anlegen
- So registrieren Sie einen Geschäftspartner bei Unifiedpost
E-Rechnung im Vorgangsausgangsbuch
Vorgehensweise
Einleitung
Im Geschäftsverkehr werden elektronische Rechnungen mehr und mehr verwendet. Auch in der öffentlichen Verwaltung führt an der elektronischen Rechnung kein Weg mehr vorbei. Elektronische Rechnungen vereinfachen Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungen grundlegend. Statt wie bisher die Rechnungsdaten auf Papier auszudrucken und per Post zu versenden bzw. zu empfangen, werden Rechnungen in einem vorgegebenen Format und einer vorgegebenen Syntax elektronisch versendet und empfangen.
Mitarbeiter, Bankverbindung, Kontaktdaten
Füllen Sie mind. Vor- 1 und Nachname 2 aus.
Weiterhin müssen Sie für Ihren Mitarbeiter die Kontaktdaten 3 ausfüllen.
Hierzu gehen Sie über Erstellen 4 . Füllen Sie die Daten für Telefonnummer und Mailadresse aus. Speichern nicht vergessen.
Zudem können Sie noch die Funktion 5 des Mitarbeiters ergänzend Erstellen 6. Hierzu klicken Sie in die entsprechende Checkbox 7 und Aktualisieren 8 die Person.
✅ Tipp: Zur Überprüfung schauen Sie in AVR
Die Mitarbeiter Ihrer Organisation sollten zusammen mit den Kommunikationsdetails vorhanden sein.
Hier 1 geben Sie den gewünschten Benutzernamen mind. 6 max. 15 Zeichen und 2 das Passwort ein.
Zudem können Sie unter 3 eine E-Mail Adresse hinzufügen, die angesteuert wird, wenn der Empfänger der E-Rechnung antwortet.
Klicken Sie 4 auf Speichern - die Organisation wird bei Unifiedpost registriert und der Benutzer erhält eine Nachricht über die erfolgreiche Registrierung.
✅ Tipp: Mögliche Gründe für das Scheitern:
- Unifiedpost überprüft den eindeutigen Namen der Organisation, den eindeutigen Benutzernamen, IBAN, Swift-Code, E-Mail-Adresse und Handynummer im richtigen Format. In AVR wird die Validierungsmeldung von Unifiedpost anzeigen.
- Der Benutzername darf keine Sonderzeichen wie _, @ usw. enthalten.
- AVR zeigt die entsprechenden Fehlermeldungen an.
Sie müssen einen Geschäftspartner 1 erstellen oder die Daten eines vorhandenen über den Stift 2 vervollständigen.
Hier werden folgende Attribute für Geschäftspartner zwingend benötigt:
Kurzname 1, Kontaktnummer 2, Bezeichnung 3, Leitweg-ID 4, Straße 5, Postleitzahl (PLZ) 6, Ort 7 sowie Steuernummer 8.
Ust.-ID 9 nur für AN der Deutschen Bahn wichtig.
Wählen Sie nun noch Kontakt 10 und Erstellen 11 noch den Kommunikationskanaltyp:
E-Mail (E-Rechnung)
❌ Achtung: E-Mail in gültigem Format; Unifiedpost prüft die erforderlichen Angaben und AVR zeigt die entsprechenden Fehlermeldungen an.
Speichern nicht vergessen.
Hier geben Sie mind. 1 Vorname und 2 Nachname ein.
Eingaben auf der Registerkarte 3 Kontakt und 4 Funktion sind optional.
Tragen Sie in AVR bei der Erstellung eines neuen Projekts oder in einem bestehenden Projekt den Geschäftspartner als Auftraggeber ein, der eine E-Rechnungs-E-Mail hat.
Die zugehörige Kontaktperson sollte zusammen mit den Kommunikationsdetails, soweit eingegeben, sichtbar sein.
Wenn Sie das Projekt speichern, wird dieser Geschäftspartner in Unifiedpost registriert.
Die Tabelle zeigt die E-Mail-Adresse für die elektronische Rechnung und den Registrierungsstatus in Unifiedpost an - wenn abgeschlossen angezeigt wird, bedeutet dies, dass dieses Unternehmen für die E-Rechnung verwendet werden kann.
❌ Achtung: Der Versand von elektronischen Rechnungen ist nur möglich, wenn dem Benutzer die entsprechende Lizenz zugewiesen wurde und sowohl die Organisation als auch die Geschäftspartner erfolgreich bei Unifiedpost registriert sind.
Im Auftragsstadium muss der Benutzer unter Vorgänge eine Einzel-Rechnung, Abschlags-Rechnung oder Schluss-Rechnung - erstellen, indem die erforderlichen Details eingegeben werden.
Die folgenden Angaben sind für die elektronische Rechnung erforderlich
- Auf der Registerkarte Allgemein wird das Leistungsdatum von sowie Leistungsdatum bis benötigt.
- Auf der Registerkarte Kontakte muss als Auftraggeber der Geschäftspartner, der die E-Mail für die elektronische Rechnung hat, hinterlegt sein.
- Auf den Registerkarten Positionen oder Regiebericht können Positionen oder Regieberichte oder beides ausgewählt werden.
- Auf der Registerkarte Ausgabe sollten Sie Ihre Rechnung abschließen. (Um eine Rechnung abzuschließen, muss sie entweder Positionen oder Regieberichte oder beides enthalten.)
Auf der Registerkarte Ausgabe sollte ein neues Kontrollkästchen E-Rechnung senden sichtbar sein. Dieses wird aktiviert, wenn ein E-Rechnungs-Kontakt vorhanden ist. (Wie in den oben genannten Punkten erwähnt.)
❌ Achtung: Der Haken E-Rechnung senden wird automatisch gesetzt sobald Sie auf Abschließen klicken.
Sobald das Kontrollkästchen aktiv ist und die Rechnung erstellt wird, sendet AVR die Rechnungsdaten an Unifiedpost.
Unifiedpost prüft den Netto- und Bruttobetrag mit der Summe der Positionen und/oder den Kosten der Regierechnung, erstellt die elektronische Rechnung entsprechend und sendet diese direkt (per E-Mail) an den Kunden (Geschäftspartner, der als AG verwendet wird).
✅ Tipp: Wenn der Benutzer eine E-Rechnung einreicht, wird bei erfolgreichem Upload oder fehlgeschlagener Validierung das Glockensymbol aktiv.
❌ Achtung: Sobald die elektronische Rechnung generiert wurde, wird dieses Kontrollkästchen deaktiviert und der Benutzer kann sie nicht erneut versenden (es sei denn, der Status der elektronischen Rechnung befindet sich im Vorgangsausgangsbuch in AVR im Status bereit oder fehlerhaft).
Hinweis: Der Status der elektronischen Rechnung wird im Vorgangsausgangsbuch einige Zeit (ca. 2 Minuten) nach dem Versand der elektronischen Rechnung angezeigt.
Der Status der elektronischen Rechnung kann im Vorgangsausgangsbuch in der Spalte E-invoice Status in der Tabelle angezeigt werden.
Dieser Status entspricht dem Status, der von Unifiedpost zurückgegeben wird.
Um den aktuellen Status der elektronischen Rechnung zu erhalten, kann der Benutzer auf das Aktualisierungssymbol in der Spalte E-invoice Status klicken.
Wenn eine elektronische Rechnung erfolgreich erstellt wurde, aber aus irgendeinem Grund nicht an den Kunden gesendet werden konnte, wenden Sie sich bitte an den BRZ-Support.
