BRZ 365 Angebot, Vertrag & Rechnung -
Stammdaten
Voraussetzung
- mindestens Starterpaket
- einige Parameter erst im Profipaket
Vorgehensweise
Grundlagen
Die AVR-Stammdaten dienen als Vorlage für die Arbeit in Projekten. Verwenden Sie in einem Projekt die hier hinterlegten Daten, werden diese als Kopie in das Projekt übernommen.
Öffnen Sie über das Navigationsmenü den Punkt Stammdaten.
Hier können Sie unter folgenden Menüs auswählen
- Artikel, Geräte, Zeitwerte
- 1 Artikel
- 2 Geräte
- Kalkulation
- Regiepreis
- 3 Zeitwerte
- 4 Zuschlagsgruppe
- 5 Mittellohngruppe
- 6 Vertragsbedingungen/Konditionen
- 7 Zahlungsbedingungen
- 8 Gruppen
Bereits erfasste Artikel sind in der Tabelle 1 gelistet.
2 Die Tabelle lässt sich, wenn Sie die Titelzeilen der Spalten anklicken, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Artikel über den Stift 4 ändern oder über den Mülleimer 5, nach Rückfrage, löschen. Auch das nachträgliche Hinzufügen einer Notiz 3 ist möglich.
Wurde bereits eine Notiz hinterlegt ist der Notizblock grün.
In jeder Spalte steht Ihnen ein Mehrfachfilter 6 sowie ein Kontextmenü 7 zur Verfügung.
Über die Schaltfläche Aktualisierung 8 wird die Anzeige neu aufgebaut. Mit dem Schalter 9 werden alle Filter zurückgesetzt.
Um neue Artikel anzulegen, wählen Sie 10 Neuer Artikel. Hierüber gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.
Sollten Sie schon Artikel erfasst haben und diese, einer erstellten Gruppe, zugewiesen haben, sind die erstellten Gruppen hier 11 gelistet und können bei Bedarf als Filter für neu zu erstellende Artikel dienen.
Entscheiden Sie mit dem Schieber 1 ob Sie den Artikel auf Lizenznehmer- oder Organisationsebene hinzufügen möchten.
Über die jeweilige Lupe gelangen Sie in die Liste der von Ihnen bereits erstellten Artikelnummern 2, Einheiten 3 und Kostenartennummern 4.
Während 2 dazu dient Dopplungen der Nummern zu vermeiden, geht es bei 3 und 4 darum, bereits vorhandene Einträge aus der Stammdaten-APP bzw. den Programmparametern zu nutzen.
Um einen neuen oder bestehenden Artikel speichern zu können, müssen mind. die Felder Artikelnummer, Kurztext, Beschreibung und Einheit gefüllt werden.
Erst dann wird Speichern 5 freigeschalten.
Des weiteren können Basispreis, Regiepreis, Kostenart Nummer und Notiz ergänzt werden. Der Regiepreis wird später in den Regieberichten verwendet.
Sollte die Artikelnummer 2 bereits bestehen, füllen sich die anderen Felder, nach Betätigung der TAB-Taste, mit den dort hinterlegten Daten.
✅ Tipp: Durch die Verknüpfung dieser Ressource 4 haben Sie die Möglichkeit, eine Kostenart zu hinterlegen. Wird eine der Ressourcen z.B. in der Kalkulation abgerufen, wird die zugeordnete Kostenart in die Kostenzeile der Kalkulation übernommen.
Bereits erfasste Geräte sind in der Tabelle 1 gelistet.
2 Die Tabelle lässt sich, wenn Sie die Titelzeilen der Spalten anklicken, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Geräte über den Stift 4 ändern oder über den Mülleimer 5, nach Rückfrage, löschen. Auch das nachträgliche Hinzufügen einer Notiz 3 ist möglich.
Wurde bereits eine Notiz hinterlegt ist der Notizblock grün.
In jeder Spalte steht Ihnen ein Mehrfachfilter 6 sowie ein Kontextmenü 7 zur Verfügung.
Über die Schaltfläche Aktualisierung 8 wird die Anzeige neu aufgebaut. Mit dem Schalter 9 werden alle Filter zurückgesetzt.
Um neue Geräte anzulegen, wählen Sie 10 Neues Gerät. Hierüber gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.
Sollten Sie schon Geräte erfasst haben und diese, einer erstellten Gruppe, zugewiesen haben, sind die erstellten Gruppen hier 11 gelistet und können bei Bedarf als Filter für neu zu erstellende Geräte dienen.
Entscheiden Sie mit dem Schieber 1 ob Sie das Gerät auf Lizenznehmer- oder Organisationsebene hinzufügen möchten.
Um ein neues oder bestehenden Gerät speichern zu können, müssen mind. die Felder Gerätenummer, Kurztext, Beschreibung und Einheit gefüllt werden.
Erst dann wird Speichern 6 freigeschalten.
Über die jeweilige Lupe gelangen Sie in die Liste der von Ihnen bereits erstellten Gerätenummern 2 , Kostenart Nummern 3, Artikelnummern 4 und Mittellohngruppen 5.
Während 2 dazu dient Dopplungen der Nummern zu vermeiden, geht es bei 3, 4 und 5 vor allem darum, bereits vorhandene Einträge u.a. aus den Programmparametern zu nutzen und nicht manuell eintragen zu müssen.
Sollte die Gerätenummer 2 bereits bestehen, füllen sich die anderen Felder, nach Betätigung der TAB-Taste, automatisch mit den dort hinterlegten Daten.
✅ Tipp: Durch die Verknüpfung dieser Ressource 3 haben Sie die Möglichkeit, eine Kostenart zu hinterlegen. Wird eine der Ressourcen z.B. in der Kalkulation abgerufen, wird die zugeordnete Kostenart in die Kostenzeile der Kalkulation übernommen.
Mit Hilfe des Reiters Kalkulation kann in dieser der Kalkulationspreis für ein Gerät gezogen werden.
Wenn Sie ein Gerät anlegen, können Sie im Reiter Kalkulation Preise/Kosten für €/Monat, €/Tag und/oder €/Stunde hinterlegen.
Neben den eigentlichen Preisen für die Zeitintervalle ist in weiteren Spalten die Umrechnung zwischen „Tage/Monat“ bzw. „Stunden/Monat“ möglich.
Sobald in AfA oder Rep ein Wert eingegeben wird, wird dieser für die Summenbildung verwendet.
AfA (Kosten für Abnutzung)
Eurobetrag für Monat, Tag und/oder Stunde eingeben
Rep (Reparaturkosten)
Eurobetrag für Monat, Tag und/oder Stunde eingeben
Stoffe (Stoff-Kosten für den Betrieb)
Ergibt sich aus der Berechnung im Bereich Artikel
Lohn (Personalkosten für den Betrieb)
Ergibt sich aus der Berechnung im Bereich Lohn
Summe der oben genannten Kostenanteile
Summe aller aufgeführten Werte.
❌ Achtung: Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die Eintragungen ob €/Monat, €/Tag und €/Stunde darauf abstimmen, welche Einheit (s.o.) Sie eingetragen haben. Passen Einheit und €/... nicht zusammen kommt es zu einer Fehlermeldung beim Speichern.
⏩ Beispiel: Die Einheit wurde für ein Gerät auf Stunde festgelegt.
Nun würde es reichen den Wert für €/Stunde ausfüllen.
Sie können sich aber auch dazu entscheiden, den Wert 1 für €/Monat anzugeben, 2 die Tage/Monat sowie 4 die Stunden/Monat auszufüllen, dann werden die Spalten 3 + 5, €/Tag und €/Stunde automatisch gefüllt.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Kosten für AfA und Rep über einen % Prozentsatz 6 zu steuern, was sich ebenfalls auf die Summe der Gerätekosten 12 auswirkt.
Weiterhin können Sie auf bestehende Artikel sowie Mittellöhne zurückgreifen.
Detailberechnung für Artikel
Abruf eines Artikels 7 (i.d.R. Diesel). Darunter geben Sie den Verbrauch des Gerätes pro Stunde 8 ein.
Schmierstoffe können Sie über einen % Prozentsatz 9 steuern, der sich auf den Verbrauch des Gerätes bezieht.
Detailberechnung für Lohn
Abruf einer Mittellohngruppe 10. Daneben können Sie einen Faktor eingeben 11 , um evtl. Wartungszeiten pro Einsatzstunden vorzugeben (z.B. 1,05).
Das Programm berechnet die Werte aus Artikel sowie Lohn und übernimmt diese in die obere Berechnung.
Mit Hilfe des Reiters Regiepreis kann in der Kalkulation der Verkaufspreis gezogen werden.
Sobald in AfA oder Rep ein Wert eingegeben wird, wird dieser für die Summenbildung verwendet.
AfA (Kosten für Abnutzung)
Eurobetrag für Monat, Tag und/oder Stunde eingeben
Rep (Reparaturkosten)
Eurobetrag für Monat, Tag und/oder Stunde eingeben
Summe der oben genannten Kostenanteile
Summe aller aufgeführten Werte.
Detailliertere Angaben zur Eingabe siehe Reiter Kalkulation im vorigen Artikel.
Bereits erfasste Zeitwerte sind in der Tabelle 1 gelistet.
2 Die Tabelle lässt sich, wenn Sie die Titelzeilen der Spalten anklicken, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Zeitwerte über den Stift 4 ändern oder über den Mülleimer 5, nach Rückfrage, löschen. Auch das nachträgliche Hinzufügen einer Notiz 3 ist möglich.
Wurde bereits eine Notiz hinterlegt ist der Notizblock grün.
In jeder Spalte steht Ihnen ein Mehrfachfilter 6 sowie ein Kontextmenü 7 zur Verfügung.
Über die Schaltfläche Aktualisierung 8 wird die Anzeige neu aufgebaut. Mit dem Schalter 9 werden alle Filter zurückgesetzt.
Um neue Zeitwerte anzulegen, wählen Sie 10 Neuer Zeitwert. Hierüber gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.
Um einen neuen oder bestehenden Zeitwert speichern zu können, müssen mind. die Felder Zeitwertenummer, Kurztext, Beschreibung und Einheit gefüllt werden.
Erst dann wird Speichern 6 freigeschalten.
Über die jeweilige Lupe gelangen Sie in die Liste der von Ihnen erstellten Zeitwertenummern 2, Einheiten 3, Mittellohngruppen ID 4 und Kostenartennummern 5.
Während 2 dazu dient Dopplungen der Nummern zu vermeiden, geht es bei 3, 4 und 5 vor allem darum, bereits vorhandene Einträge zu nutzen und nicht manuell eintragen zu müssen.
Sollte der Zeitwert 2 bereits bestehen, füllen sich die anderen Felder, nach Betätigung der TAB-Taste, automatisch mit den dort hinterlegten Daten.
Wenn in einem Zeitwert eine Mittellohngruppe 4 hinterlegt wird und dieser Zeitwert wird in der Kalkulation verwendet, so wird auch die hinterlegte Mittellohngruppe in das bearbeitete Projekt kopiert.
❌ Achtung: Die Mittellohngruppe 4 ist nur auf Organisationsebene wählbar, nicht für einzelne Lizenznehmer.
✅ Tipp: Durch die Verknüpfung dieser Ressource 5 haben Sie die Möglichkeit, eine Kostenart zu hinterlegen. Wird eine der Ressourcen z.B. in der Kalkulation abgerufen, wird die zugeordnet Kostenart in die Kostenzeile der Kalkulation übernommen.
Hier können Sie Zuschlagsgruppen nur auf Ebene der Organisation anlegen und auf diese, bei der Erstellung der Mittellohngruppe, z. B. in LV bearbeiten und in der Kalkulation zugreifen.
Die bereits erfassten Zuschlagsgruppen sind in der Tabelle 1 gelistet.
Die Tabelle 2 lässt sich, wenn Sie die Maus auf die Titelzeilen einer der zwei Spalten bewegen, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Zuschlagsgruppen über den Stift 3 ändern oder über den Mülleimer 4, nach Rückfrage, löschen.
Um neue Zuschlagsgruppen anzulegen wählen Sie Neuer Zuschlag 5. Hierüber gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.
Um eine neue oder bestehende Zuschlagsgruppe speichern zu können, müssen mind. die Felder ID und Name gefüllt werden.
Erst dann wird Speichern freigeschalten.
✅ Tipp: Dieses Minimum an Einträgen ist aber nur für leere Zuschläge, für sogenannte zuschlagsfreie Positionen sinnvoll.
Über die Lupe 1 gelangen Sie in die Liste der bereits von Ihnen erstellten Zuschlagsgruppen-IDs, somit können Sie eine Dopplung der IDs vermeiden.
Mit der Checkbox in Ein Wert für alle Kostenarten, werden die Spalten für Gewinn und Risiko ausgegraut und es muss für die Zuschlagsgruppe nur ein Gewinn- und Risiko-Wert für alle Hauptkostenarten eingegeben werden.
Entfernen Sie den Check können Sie für jede Hauptkostenart eigene Zuschläge definieren.
Die bereits erfassten Mittellohngruppen sind in der Tabelle 1 gelistet.
2 Die Tabelle lässt sich, wenn Sie die Maus auf die Titelzeilen einer der zwei Spalten bewegen, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Mittellohngruppen über den Stift 3 ändern oder über den Mülleimer 4, nach Rückfrage, löschen.
Um neue Mittellohngruppen anzulegen wählen Sie 5 Neue Mittellohngruppe. Hierüber gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.
Um eine neue oder bestehende Mittellohngruppe speichern zu können, müssen mind. die Felder ID, Name, und Mittellohn gefüllt werden.
Erst dann wird Speichern 3 freigeschalten.
Über die Lupe 1 gelangen Sie in die Liste der im AVR-Stamm bereits von Ihnen erstellten Mittellohngruppen-IDs, somit können Sie eine Dopplung der IDs vermeiden.
Mit Hilfe der Option 2 Zuschlagsgruppe haben Sie die Möglichkeit auf bestehende Zuschläge zurückzugreifen, um für die Mittellohngruppe einen Verrechnungslohn zu erhalten.
Die Verknüpfung zu einer ZG selbst wird im Programm nicht weiter verwendet.
Vertragsbedingungen / Konditionen
Hier können Sie verschiedene Konditionen anlegen, damit Sie bei der Festlegung der Vertragsbedingungen in den Projektdaten darauf zurückgreifen können.
Neue Konditionen werden über die Eingabemaske 1 erfasst.
In der Tabelle 2 sind die bereits angelegten Kondition gelistet.
Diese lässt sich, wenn Sie die Maus auf die Titelzeilen einer der sechs Spalten bewegen 3, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Konditionen über den Stift 5 ändern oder über den Mülleimer 6, nach Rückfrage, löschen. Auch das nachträgliche Hinzufügen einer Notiz 4 ist möglich.
Um eine neue oder bestehende Kondition speichern zu können, müssen mind. die Felder Nummer, VZ Vorzeichen, Text und Wert gefüllt und bestätigt werden.
Erst dann wird Speichern freigeschalten.
Wenn Sie über den Stift 5 in eine bestehende Bedingung gehen, wird auch in dieser Maske der Mülleimer zum Löschen freigeschalten.
✅ Tipp: Um zu vermeiden, dass eine Kondition immer im Projekt sofort z.B. 10 % abzieht, obwohl das nicht überall sein soll, kann eine Kondition auf ignorieren gesetzt werden. Somit muss diese im Projekt proaktiv gewählt werden.
Hier können Sie verschiedene Zahlungs-/Skontobedingungen nur auf Ebene der Organisation anlegen, damit Sie bei der Festlegung der Vertragsbedingungen in den Projektdaten oder beim Freie Rechnung erstellen darauf zurückgreifen können.
Neue Zahlungsbedingungen werden über die Eingabemaske 1 erfasst.
In der Tabelle 2 sind die bereits angelegten Zahlungsbedingungen gelistet.
3 Die Tabelle lässt sich, wenn Sie die Maus auf die Titelzeilen einer der fünf Spalten bewegen, individuell sortieren.
In der Spalte Aktion lassen sich einzelne Bedingungen über den Stift 4 ändern oder über den Mülleimer 5, nach Rückfrage, löschen.
Um eine neue oder bestehende Zahlungsbedingung speichern zu können, müssen mind. die Felder Nummer, Name, Erste Skontodauer und Erster Skontoprozentsatz gefüllt und bestätigt werden.
Erst dann wird Speichern freigeschalten.
Wenn Sie über den Stift 4 in eine bestehende Bedingung gehen wird auch in dieser Maske der Mülleimer zum Löschen freigeschalten.
✅ Tipp: Ausnahme - Wenn Sie kein Skonto gewähren, aber eine Fälligkeitsdauer angeben möchten, müssen mind. die Felder Nummer, Name, und Fälligkeitsdauer gefüllt werden.
Dann wird Speichern freigeschalten.
Wenn Sie über den Stift 4 in eine bestehende Bedingung gehen wird auch in dieser Maske der Mülleimer zum Löschen freigeschalten.
Gruppen
In diesem Bereich können Projekte, Artikel, Geräte und Geschäftspartner aus den Stammdaten, auf Ebene des Lizenznehmers zu Gruppen zusammengefasst werden.
Die hier erstellten Gruppen lassen sich, in den genannten Bereichen innerhalb der Stammdaten und in vielen anderen Bereichen, zur übersichtlicheren Anzeige verwenden.
✅ Tipp: Beim Öffnen der einzelnen Reiter sollten Sie sich die Gruppen über Alles aufklappen anzeigen lassen.
Hier ein ⏩ Beispiel für Gruppen für Artikel:
Die Struktur und Benennung der Gruppen und Untergruppen können Sie frei bestimmen.
Die hier gezeigte Struktur, Nummerierung und Benennung dient nur als Beispiel.
1 Um Artikel-Gruppen zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Artikel. Damit gelangen Sie in ein Kontextmenü zum Erstellen einer neuen Ebene.
2 Sie werden zur Eingabe einer Nummer und eines Namen aufgefordert.
✅ Tipp: Die Nummer erlaubt auch Buchstaben aber keine Leerzeichen.
Sobald Sie den ersten Knotenpunkt erstellt haben gelangen Sie, mit rechtem Mausklick auf diesen, in ein weiteres Kontextmenü 3.
Jetzt können Sie weitere Elemente auf gleicher Ebene oder weitere Ebenen erstellen. Auch das Editieren und Löschen ist hierüber möglich.
⏩ Beispiel: Um Artikel einer Gruppe oder Untergruppe zuzuordnen gehen Sie folgendermaßen vor.
Sie klicken in die Checkbox 4 einer oder mehrerer Gruppen. 5 Die Schaltfläche Verknüpfen Sie Artikel aus den Stammdaten wird erst dann frei geschalten.
Über die Schaltfläche Verknüpfen Sie Artikel aus den Stammdaten gelangen Sie, in diesem Fall, in die Artikelliste, welche Sie bereits angelegt haben.
Projekte, Artikel, Geräte und Geschäftspartner können einer oder mehreren Gruppen, gleichzeitig, sofort oder im Nachgang zugeordnet werden.
Hierzu aktivieren Sie 6 die Checkbox einer oder mehrerer Gruppen, in die Sie den/die Artikel legen wollen.
Über die Volltext-Suche 7 in den Spalten/Feldern suchen Sie sich den/die gewünschten Artikel und aktivieren 8 den/die Artikel über die Checkbox.
9 Nun nur noch übernehmen.
✅ Tipp: Möchten Sie einer Gruppe später weitere Artikel usw. hinzufügen, werden in der Auswahl nur noch diese angezeigt, welche nicht bereits in der angewählten Gruppe vorhanden sind.