Online-Hilfe - Angebot, Vertrag und Rechnung

Grundlagen zur Erstellung von Rechnungen

Ist der Rechnungsempfänger erfasst? Projekt verwalten-> Geschäftspartner
Soll ein interner Ansprechpartner angedruckt werden? Auswahl
Ist für den Druck das Layout (Kopf & Fußzeilen/Firmenpapier) hinterlegt?
Sollen bestimmte Texte mit angedruckt werden? Stammdaten
Gibt es Vertragsbedingungen und Zahlungskonditionen?
Wurden die Rechnungsmengen (Aufmaß, Pauschal...) ausgewählt?
Wurden bereits Zahlungen geleistet und sollen diese verwendet werden?
Soll eine Handwerksleistung abgerechnet werden?
Soll auch ein Regieanteil abgerechnet werden?

❌ Achtung: Für E-Rechnung und 13-B Rechnungen unbedingt prüfen ob in den Projekteinstellungen der MwSt-Betrag auf 0 gesetzt wurde.

Rechnungstypen

Folgende Rechnungstypen können erstellt werden:

Einzel-Rechnung: Bei dieser Rechnung werden in sich geschlossene Leistungen innerhalb eines Projektes abgerechnet.

Abschlagsrechnung: Ein Bauvorhaben wird oft über einen längeren Zeitraum ausgeführt. Während der Bauzeit kann das Bauunternehmen vom Bauherrn als Auftraggeber bzw. Besteller für bereits erbrachte Teilleistungen eine Abschlagszahlung verlangen.

Schlussrechnung: Die Schlussrechnung ist eine Endabrechnung als prüffähige Aufstellung über die ausgeführten Leistungen eines Bauvertrags. Sie setzt die Fertigstellung bzw. die Abnahme der vereinbarten Leistungen voraus.
Eine Schlussrechnung des bauausführenden Unternehmens ist zugleich Voraussetzung für die Fälligkeit einer Vergütung vom Bauherrn als Auftraggeber. Das ist immer dann der Fall, wenn der Auftraggeber als Leistungsempfänger auch über die ausgeführte Leistung bzw. das Werk verfügen kann. Einer Schlussrechnung kommt auch eine Teilschlussrechnung gleich, wenn eine vorausgegangene Teilabnahme erfolgte.

Freie Rechnung: Bei diesem Rechnungstyp handelt es sich um eine Rechnung ohne Projektbezug.

Oberfläche

Beim Start der Vertragserstellung öffnet sich das Unterlagen-Fenster.

Dieser Bereich dient dazu eine Übersicht der projektbezogenen Vorgänge zu bekommen und neue Vorgänge zu erstellen.

Hier können Sie über die Schalter Angebot, Vertrag und Fakturierung entscheiden, ob Sie alle Angebote 1, alle Verträge/Nachträge 2 und/oder alle Fakturierungen 3 des aktuellen Stadiums sehen möchten.

Aus einem fertigen Vertragsstadium heraus ist es nur noch möglich neue Nachträge 4 sowie Rechnungen 5 zu erstellen.

❌ Achtung: Die Felder zum Erstellen von Angeboten und Verträgen sind hier gesperrt.

Wenn Sie ein weiteres Angebot erstellen wollen gehen Sie wieder ins das Angebots-Stadium.

✅ Tipp: Die Daten in den Unterlagen wurden auf Basis der bei der Erstellung der Ausgaben im Projekt / Stadium vorhanden Daten erstellt. Ändern sich Daten z.B. in der Kalkulation bleiben die Daten in der Ausgabe davon unberührt!

Rechnungsdialog Einzelrechnung

Sobald Sie Erstelle Einzelrechnung angeklickt haben öffnet sich der folgende Dialog von Rechnung erstellen. Diese Oberfläche gliedert sich in drei Teile.

1 Oben links ist die Stadiumnummer bereits enthalten. Diese wird durch das gewählte Stadium vorgegeben.

Auch der Rechnungstyp ist durch die vorherige Auswahl im Prozess vorgegeben.

✅ Tipp: Zusätzlich sollten Sie das Druckdatum eintragen. Dieses wird an verschiedenen Stellen z.B. bei der Skontoberechnung verwendet.

Die Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung finalisiert wird.

Auch eine interne Notiz ist hier möglich.

2 Unten links befinde sich die Registerkarten Allgemein, Kontakte, Positionen, Vertragsbedingungen, Texte, Kopf- & Fußdatei, Regiebericht, Zahlungen sowie Ausgabe

3 Im gesamten rechten Bereich befinden sich die Informationen bzw. Felder zum Einstellen der unter 2 liegenden jeweilig angezeigten Registerkarten.

Registerkarte - Allgemein der Einzelrechnung

Wird eine neue Rechnung erstellt, ist das Feld Rechnungsnummer noch leer.

Eine Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung finalisiert wird.

Diese Registerkarte hat beim Öffnen erst einmal keine Einträge.

Sobald die Positionen gewählt wurden zeigt die Details-Karte Summen und aktuelle Zahlbeträge des gewählten Stadiums an.

Diese Daten sind hier nicht änderbar.

✅ Tipp: Wählen Sie hier vor der Rechnungserstellung unbedingt das Leistungsdatum von/bis aus.

Rechnungskette

Sobald Sie Erstelle Rechnungskette angeklickt haben öffnet sich der folgende Dialog zur Rechnungskette.

Der Name der Organisation sowie die Stadiumnummer sind vorgegeben.

Auftraggeber, Ausschreibende Stelle sowie Interne Kontakte des Projekts werden automatisch befüllt, wenn diese in den Kontakten bereits ausgewählt wurden.

Wenn nicht kann dies hier mit Hilfe der Lupe nachgeholt oder geändert werden.

❌ Achtung: Eine manuelle Eingabe ist hier nicht möglich.

Anschließend Speichern

Jetzt ist die Rechnungskette in den Unterlagen angelegt.

Von hier können Sie definieren welche Rechnung Sie erstellen wollen – Erstelle Abschlagsrechnung oder Erstelle Schlussrechnung.

Bei Bedarf können Sie hier eine Rechnungskette auch löschen.

Nach der Auswahl Erstelle Abschlags- oder Erstelle Schlussrechnung gelangen Sie direkt in den Rechnungsdialog der Rechnungskette

Rechnungsdialog Rechnungskette

1 Oben links ist die Stadiumnummer bereits enthalten. Diese wird durch das gewählte Stadium vorgegeben.

Auch der Rechnungstyp und der Titel der Rechnungskette sind durch die vorherige Auswahl im Prozess vorgegeben.

✅ Tipp: Zusätzlich sollten Sie das Druckdatum eintragen. Dieses wird an verschiedenen Stellen z.B. bei der Skontoberechnung verwendet.

Die Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung finalisiert wird.

Auch eine interne Notiz ist hier möglich.

2 Unten links befinde sich die Registerkarten Allgemein, Kontakte, Positionen, Vertragsbedingungen, Texte, Kopf- & Fußdatei, Regiebericht, Zahlungen sowie Ausgabe

3 Im gesamten rechten Bereich befinden sich die Informationen bzw. Felder zum Einstellen der unter 2 liegenden jeweilig angezeigten Registerkarten.

Registerkarte - Allgemein der Abschlagsrechnung

Wird eine neue Rechnung erstellt, ist das Feld Rechnungsnummer noch leer.

Eine Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung finalisiert wird.

Diese Registerkarte hat beim Öffnen erst einmal keine Einträge.

Sobald die Positionen gewählt wurden zeigt die Details-Karte Summen und aktuelle Zahlbeträge des gewählten Stadiums an.

Diese Daten sind hier nicht änderbar.

✅ Tipp: Wählen Sie hier unbedingt das Leistungsdatum von/bis aus.

Registerkarte - Kontakte

Diese Registerkarte ist aufgeteilt in die Bereiche

Auftraggeber, Ausschreibende Stelle und Interne Kontakte des Projektes

Diese können im Kopf der Rechnung mit angedruckt werden.

Sollten Sie in Projekt verwalten noch keine der Projekt- oder Geschäftspartner-Adressen hinterlegt haben, diese aber mit andrucken wollen, muss dies nun nachgeholt werden.

Im Anschluss können Sie diese dann über die jeweilige Lupe importieren.

✅ Tipp: Ist die Auftraggeber-Adresse bereits vor dem Anlegen einer Rechnung in Projekt verwalten hinterlegt, wird diese direkt bei deren Erzeugung übernommen.

Registerkarte - Positionen

Über die Auswahl im Kopf wählen Sie die Mengenbasis, die für die Erstellung der Rechnung berücksichtigt werden sollen.

1 Mengenermittlung

2 Pauschale Rechnungsmenge

3 LV-Menge

4 VA-Menge

Wollen Sie sich für Positionen aus der Mengenermittlung oder der Pauschalen Rechnungsmenge entscheiden, wählen und übernehmen Sie hier noch die Abrechnungsnummern(n), die Sie für die Rechnung benötigen.

Des weiteren können bereits aufgerufene Mengen wieder als Ganzes gelöscht werden.

5 Positionen Löschen

Die 6 Summenanzeige bildet die Summe der hier gelisteten Positionen ab.

✅ Tipp: Die letzte gewählte Mengenbasis wird für die nächste Rechnung vorgemerkt.

✅ Tipp: Weitere Eingaben sind hier nicht möglich.

Registerkarte - Kopf- & Fußdatei

Hier wird entweder die in den Projekteinstellungen festgelegte Kopfzeile, Fußzeile sowie Kopfdatei ab zweiter Seite angezeigt oder Sie können dies hier direkt einstellen.

Sollten Sie in den Projekteinstellungen keine Vorauswahl getroffen haben wählen Sie bei Kopfzeile, Fußzeile sowie ggf. bei Kopfdatei ab zweiter Seite über das Pulldown-Menü aus ob Sie diese belegen möchten und wenn ja mit welcher Vorlage.

Sollten Sie die individuelle Vorlage einstellen, wählen Sie im Anschuss über die jeweilige grüne Lupe aus den von Ihnen in der Stammdaten-APP hinterlegten Layouts die gewünschten aus.

✅ Tipp: Die ausgewählte Datei muss die folgende Mindestvoraussetzung haben:

maximale Dateigröße: 2 MB
zulässiges Bildformat: jpeg, jpg, png
minimale Bildgröße: 2480 x 200 px (21,0 x 1,7 cm)
maximale Bildgröße: 2480 x 590 px (21,0 x 5,0 cm)

Registerkarte - Zahlungen

Erst wenn eine Rechnung finalisiert wurde, ist die Erfassung einer Zahlung zu einer Rechnung möglich.

Sie können das Datum 1 sowie die Zahlung 2 erfassen, die Zahlung(en)mit Zahlungsbedingungen (€) 3 werden automatisch gefüllt. Es kann ebenfalls eine interne Notiz 4 erfasst werden. Nach Abschluss aller Eingaben diese mit Speichern 5 beenden.

Aktuelle Zahlungen

Nach dem Speichern wird/werden alle Zahlungen zur ausgewählten Rechnung im Bereich Aktuelle Zahlungen angezeigt.

✅ Tipp: Hier können die Notizen auch später noch hinzugefügt oder bearbeitet werden. Über den Mülleimer kann die Zahlungserfassung auch wieder entfernt werden.

Vorherige Zahlungen

Wenn Sie eine weitere Rechnung anzeigen lassen, werden die bisher geleisteten Zahlungen unter Vorherige Zahlungen angezeigt.

✅ Tipp: Hier kann die Notiz nur noch angezeigt, nicht mehr geändert werden. Auch das Löschen einer Zahlung, aus einer anderen Rechnung heraus, ist nicht möglich.

Rechnungen finalisieren

Um eine Rechnung zu finalisieren prüfen Sie bitte ob die folgenden Voraussetzungen Ihren Anforderungen entsprechen.

In den Kontakten muss mind. der Auftraggeber hinterlegt sein!
In den Positionen müssen die benötigten ausgewählt sein!
Die Vertragsbedingungen, wenn notwendig, sind hinterlegt?
Die Texte sind hinterlegt?
Benötigte Regieberichte wurden ausgewählt?
Bisherige Zahlungen wurden erfasst?

Dann geht es jetzt zur Ausgabe.

❌ Achtung: Für E-Rechnung und 13-B Rechnungen unbedingt prüfen ob in den Projekteinstellungen der MwSt-Betrag auf 0 gesetzt wurde.

Registerkarte - Ausgabe - PDF

✅ Tipp: Die Daten in den Unterlagen werden auf Basis der bei der Erstellung der Ausgaben im Projekt / Stadium vorhanden Daten erstellt. Ändern sich Daten z.B. in der Kalkulation bleiben die Daten in der Ausgabe davon unberührt!

Die Ausgabe ist hier nur als PDF möglich.

Sie haben die Möglichkeit

Standardeinstellungen

festzulegen.

Folgende Optionen stehen zur Prüfung